Tehke koosolekul automaatseid märkmeid, kasutades Microsoft Teamsi reaalajas transkriptsiooni funktsiooni.
Microsoft Teams oli Workstream Collaborationi rakenduste hordis üsna ees. Kuid viimasel ajal on see oma piire veelgi kaugemale nihutanud, et muutuvatel aegadel aktuaalseks jääda. Tänu drastilisele muutusele kogu võrrandis, mis ümbritseb meie tööviisi ja konkurentsi, on Microsoft Teams järjekindlalt toonud oma A-mängu.
Teamsi pakutavate funktsioonide arsenali uusim täiendus on reaalajas koosolekute transkriptsioonid. Reaalajas transkriptsioonid on koosoleku ajal saadaval ja te ei pea nende transkriptsioonide loomiseks koosolekut salvestama.
Transkriptsioonid võivad teie koosolekukogemust oluliselt parandada. Need ei muuda teie koosolekuid ainult produktiivsemaks, automatiseerides koosolekute märkmeid. Kuigi see, et ei pea käsitsi märkmeid tegema, on suur pluss. Samuti muudavad need koosolekud kaasavamaks kurtide või vaegkuuljate, mürarikkas kohas või erineva keeleoskuse tasemega osalejate jaoks.
Mille poolest erineb transkriptsioon reaalajas subtiitritest?
Microsoft Teamsil on juba mõnda aega olnud reaalajas subtiitrite funktsioon. Niisiis, mis on koosolekute transkriptsioonides nii erilist? Suurim erinevus on saadavus.
Transkriptsioonid on saadaval pärast koosolekut. Ja saate neid alla laadida ja kellega tahes jagada. Täpselt seetõttu nimetasime neid "automatiseeritud koosolekute märkmeteks". Teams aga tiitreid ei salvesta.
Kui lubate subtiitrid, on need nähtavad ainult teile, kuid transkriptsioon on nähtav kõigile, kuigi kasutajad saavad selle peita.
Kui peamine põhjus, miks soovite transkriptsioonid lubada, on koosoleku kaasavamaks ja juurdepääsetavamaks muutmine, võite kasutada kas transkriptsioonide või pealdistega. Kuid selleks, et kogu kohtumine salvestada, on õige tee transkriptsioon.
Misrosoft Teamsis transkriptsiooni kasutamise eeltingimused
Microsoft Teamsis on transkriptsioonide kasutamisega seotud mõned stringid. Esiteks on see saadaval ainult planeeritud koosolekute jaoks, mitte aga kanali- ega kohtumiste jaoks. Seega, kui teie kava on kaasamine ja parem arusaadavus eksprompt või kanalikoosolekul, võite vaadata reaalajas subtiitreid.
Samuti on funktsioon saadaval ainult siis, kui kõnekeeleks on USA inglise keel. Lisaks saab seda kasutada ainult töölauarakenduses ja see on saadaval ainult teatud litsentside jaoks. See tähendab sisuliselt seda, et Microsoft Teamsi tasuta kasutajatel ja välistatud litsentsitüüpidel pole sellele funktsioonile juurdepääsu.
Organisatsioonidel, kellel on järgmised litsentsid, on juurdepääs Teamsi transkriptsioonidele: Office 365 E1, Office 365 A1, Office 365/Microsoft 365 A3, Office 365/Microsoft 365 A5, Microsoft 365 F1, Office 365/Microsoft 365 F3, Microsoft 365 Business Basic, Microsoft 365 Business Standard, Microsoft 365 Business Premium SKU-d.
GCC, GCC-High ja DoD kasutajad ei saa seda funktsiooni kasutada.
Transkriptsiooni peaks organisatsiooni jaoks lubama ka IT-administraator. Kui te ei leia transkriptsiooni valikut, peate võtma ühendust administraatoriga.
Transkriptsiooni lubamine teie organisatsiooni jaoks
Kui olete oma organisatsiooni IT-administraator, minge Teamsi halduskeskusesse.
Organisatsiooni IT-administraatorid saavad lubada transkriptsiooni kõigile, lisades selle globaalsesse poliitikasse, või valivad inimesed, kasutades erinevatele kasutajatele erinevaid eeskirju.
Klõpsake vasakpoolsel navigeerimispaneelil valikul „Koosolekud”.
Selle all laienevad vähesed valikud. Valige nende hulgast „Koosolekureeglid”.
Selle valiku lubamiseks kogu organisatsiooni jaoks klõpsake suvandil või valikul „Globaalne (ülemaailmne vaikeseade)”.
Kerige alla jaotiseni "Heli ja video". Seejärel veenduge, et valik „Luba transkriptsioon” oleks sisse lülitatud.
Selle valikuliseks lubamiseks on teil kaks võimalust. Saate selle kogu organisatsiooni jaoks sisse lülitada, seejärel luua kohandatud reegli, kus transkriptsiooni suvand pole lubatud, ja määrata reegli kasutajatele, kellel te ei soovi sellele funktsioonile juurde pääseda. Või võite minna täpselt vastupidises suunas, kus see valik pole globaalselt lubatud, vaid ainult kohandatud poliitikas ja saate selle määrata kasutajatele, kellele soovite funktsioonile juurde pääseda.
Uue koosolekupoliitika loomiseks minge lehele "Koosolekupoliitika" ja klõpsake nuppu "Lisa".
Andke poliitikale nimi ja konfigureerige see soovitud viisil. Klõpsake nuppu "Salvesta".
Reegli kasutajatele määramiseks valige see ja klõpsake nuppu "Kasutajate haldamine".
Paremal kuvatakse paneel. Otsige üles kasutajad, kellele soovite poliitika määrata, ja klõpsake nuppu Rakenda.
Samuti saate määrata eeskirju oma organisatsiooni mis tahes kasutajarühmale.
Transkriptsioonifunktsiooni kasutamine koosolekutel
Funktsiooni kasutamine koosolekutel on jalutuskäik pargis. Kuid pidage meeles, et saate transkribeerida ainult kavandatud koosolekuid. Alustage planeeritud koosolekut või liituge sellega kalendrisündmusest.
Koosoleku korraldaja ja sama rentniku inimesed saavad alustada transkribeerimist. Külalised, teise rentniku inimesed ja anonüümsed kasutajad (inimesed, kes ei soovi end transkriptsioonides tuvastada) ei saa koosolekul transkriptsiooni alustada.
Transkriptsiooni alustamiseks avage koosoleku tööriistaribal jaotis „Veel toiminguid”.
Seejärel valige suvandite hulgast "Alusta transkriptsiooni".
Näete teadet, et transkriptsioon on alanud, ja peaksite kõigile teada andma, et neid transkribeeritakse. Kuid ka teised osalejad näevad teadet koosoleku transkribeerimise kohta. Sellest hoolimata peaksite telefoni teel liitunud osalejate viisakusena teavitama kõiki.
Paremal kuvatakse transkriptsioonipaneel. Ärakiri sisaldab ka osaleja kasutajanime ja profiili ikooni ning ajatemplit.
Kõik koosolekul osalejad saavad transkriptsioonipaneeli igal ajal kuvada või peita. Selle peitmiseks klõpsake paneelil nuppu "Sule".
Võite minna ka menüüsse Rohkem toiminguid ja valida sealt "Peida transkriptsioon".
Paneeli kuvamiseks valige menüüst Rohkem toiminguid käsk Kuva ärakiri.
Koosoleku korraldaja ja esinejad saavad transkriptsiooni peatada ja uuesti käivitada koosoleku ajal. Transkriptsiooni peatamiseks navigeerige menüüsse Rohkem toiminguid ja valige "Peata transkriptsioon".
Kõik saavad teate, et lõpetasite transkribeerimise. Transkriptsioon peatub automaatselt, kui kõik koosolekult lahkuvad.
Transkriptsioonide allalaadimine ja jagamine
Koosoleku transkriptsioonid on pärast koosolekut kalendrisündmuses automaatselt allalaadimiseks saadaval. Avage vasakpoolsest navigeerimispaneelist "Kalender".
Seejärel avage sündmus kavandatud koosoleku jaoks.
Koosoleku lehe ülaosas on täiendav vahekaart: „Salvestised ja ärakirjad”.
Kogu ärakiri on seal vaatamiseks saadaval. Selle allalaadimiseks klõpsake allalaadimisnupul.
Saate transkriptsiooni alla laadida kas vtt-failina (populaarne ärakirjade vorming) või docx-failina (Word-dokument).
Transkriptsioonid on osaleja kontodelt allalaadimiseks saadaval seni, kuni koosoleku korraldaja need kustutab.
Mobiilis osalejad ei näe mobiilirakenduses transkriptsiooni. Mobiilis osalejatele juurdepääsetavaks muutmiseks laadige fail alla ja laadige see vestluseks üles. Minge koosoleku vestlusesse ja klõpsake faili üleslaadimiseks nuppu "Manusta".
Mobiilis osalejad leiavad seejärel faili oma vestlusest.
Oma identiteedi peitmine transkriptsioonides
Meeskonnad saavad esineja tuvastada ja koosoleku transkriptsioonid sisaldavad automaatselt kasutajanime ja isiku nime. Kui soovite transkriptsioonides anonüümseks jääda, saate oma isikut varjata. Kuid peate seda tegema enne koosolekut.
Klõpsake tiitliribal oma profiiliikooni kõrval ikooni „Seaded ja muu” (kolme punktiga menüü). Seejärel valige menüüst "Seaded".
Avanevad seaded. Avage vasakpoolses navigeerimismenüüs jaotis „Subtiitrid ja transkriptsioonid”.
Seejärel lülitage välja lüliti „Tuvasta mind automaatselt subtiitrites ja transkriptsioonides”.
Transkriptsioonid on suurepärane funktsioon ja Microsoft Teams muudab nende kasutamise kindlasti lihtsaks. Nii et järgmine kord, kui soovite koosoleku märkmeid teha või koosoleku sisu kõigile kättesaadavaks teha, saate kogu koosoleku transkribeerida.