Kui soovite printida meilisildid aadressiloendist, mida säilitate Exceli tabelis, saate kasutada Microsoft Wordi kirjakooste funktsiooni
Microsoft Excel on ideaalne koht klientide kontakt- ja aadressiandmete salvestamiseks. Saate Excelis meililisti/aadressiloendi hõlpsalt korraldada. Kuid postisiltide, ümbrike, õnnitluskaartide või millegi muu printimine võib olla raske töö.
Oletame, et soovite saata masspostituse meililistile, mida säilitate Exceli tabelis. Parim viis selleks on Microsoft Wordi kirjakooste funktsiooni kasutamine. Kui loote Microsoft Wordis kirjakoostedokumendi ja linkite selle Exceli töölehega, saate tõmmata andmed Exceli loendist postitamiseks prinditavateks siltideks.
Kuidas Exceli lehelt Wordis postisildid teha
Microsoft Wordi kirjakooste funktsiooni abil saate luua Exceli lehelt postisiltide lehe, mida saate printida. Kui te ei tea, kuidas Excelist silte massprintida, lugege seda samm-sammult juhendit.
Valmistage Excelis ette oma meililist
Postisiltide loomiseks ja printimiseks peate esmalt oma töölehe õigesti seadistama. Tippige iga veeru esimesse lahtrisse veeru päis ja täitke nende veerupäiste all vastav teave. Kuna soovime luua postisilte, looge veerg iga elemendi jaoks, mida soovite siltidele lisada (nt eesnimi, perekonnanimi, aadress jne).
Näiteks kui kavatsete luua postisildid Exceli lehelt, on sellel tõenäoliselt järgmine põhikontaktteave (veergude pealkirjadena):
- Eesnimi
- Perekonnanimi
- Tänava aadress
- Linn
- osariik
- Postiindeks
Vaadake allolevat ekraanipilti:
Excelisse andmete sisestamisel jagage teave üksikuteks veergudeks. Näiteks ühe nimeveeru loomise asemel jagage nimi eraldi veergudeks (nt pealkiri, eesnimi, keskmine nimi, perekonnanimi), mis hõlbustaks andmete liitmist Wordi dokumendiga.
Andmete sisestamisel veenduge, et teie töölehel ei oleks tühje ridu ega veerge. Kui olete andmete sisestamise lõpetanud, salvestage tööleht.
Nimetage meililist
Pärast andmestiku loomist pange töölehel esitatud andmetele nimi. Et seda teha,
Valige Exceli lehel aadresside loend, sealhulgas päised. Järgmisena minge vahekaardile "Valemid" ja klõpsake rühmas Määratletud nimed nuppu "Define Name".
Avaneb uus dialoogiboks, sisestage nimi väljale "Nimi" ja klõpsake "OK". Kui nimes on rohkem kui üks sõna, lisage nende vahele allkriips (_) (Tühik või sidekriips pole lubatud).
Kinnitage failivorming
Siltide printimiseks peate ühendama Wordi dokumendi meililoendit sisaldava Exceli töölehega. Kui ühendate Wordi Exceliga esimest korda, peate lubama teisendusvormingu, mis võimaldab teil faile kahe Microsofti programmi vahel teisendada.
Selleks avage esmalt programm Microsoft Word. Klõpsake vahekaarti "Fail" ja valige vasakpoolse paani allosas "Valikud".
Avaneb uus aken "Wordi suvandid". Selles klõpsake vasakpoolsel paanil "Täpsemalt" ja kerige alla jaotiseni "Üldine". Kontrollige valikut "Kinnita failivormingu teisendamine avamisel" ja klõpsake "OK". See võimaldab teil hõlpsasti andmeid Excelist importida.
Seadistage Wordis kirjakooste dokument
Järgmiseks peate MS Wordis seadistama peamise sildidokumendi nende postisiltide jaoks, mida soovite lisada.
Avage tühi Wordi dokument. Minge jaotisse "Postid" ja klõpsake ikooni "Alusta kirjakooste". Seejärel valige rippmenüüst valik „Sildid”.
Saate valida ka valiku „Samm-sammuline kirjakoosteviisard”, mis juhendab teid protsessi käigus.
Ilmub dialoogiaken „Sildi valikud”, kus saate valida oma etiketi tarnija ja toote numbri. Valime oma müüjaks 3M-i etikettide tootja, kuna seda kaubamärki me kasutame. Aga kui kasutate konkreetset müüjat, nt. Avery, siis saad need hoopis valida.
Järgmisena klõpsake siltide suvandite akna vasakus alanurgas nuppu "Üksikasjad" ja avaneb uus dialoogiboks. Siin saate muuta sildi veerisi, kõrgust, laiust, sammu ja suurust. Pärast muudatuste tegemist klõpsake nuppu "OK".
Nüüd näeb Wordi leht välja selline:
Ühendage tööleht Wordi siltidega
Nüüd olete Excelist teabe saamiseks Microsoft Wordis seadistanud tühjad sildid. Järgmisena peaksite ühendama Wordi dokumendi töölehega, mis sisaldab teie meili-/aadressiloendit, et edastada andmed oma siltidele.
Minge Wordi dokumendis vahekaardile "Meilid" ja valige suvand "Vali saajad". Klõpsake rippmenüüs valikut „Kasuta olemasolevat loendit”.
Liikuge andmeallika valimise aknas meililoendiga Exceli arvutustabelile, valige fail ja klõpsake nuppu "Ava".
Kui näete dialoogiboksi Andmeallika kinnitamine, valige "OLE DB andmebaasifailid" ja klõpsake nuppu "OK".
Ilmub teine hüpikaken nimega Select Table. Kui olete oma aadressiloendile nime andnud (Customer_Mailing_List), valige see ja klõpsake nuppu OK. Kui ei, valige loendit sisaldav tööleht ja klõpsake nuppu "OK".
Nagu näete, on Wordi dokument nüüd täidetud aadressi siltidega, mis ütlevad "Järgmine kirje".
Redigeeri kirjakooste adressaatide loendit
Klõpsake vahekaardil „Postid” valikut „Muuda adressaatide loendit”.
Ilmub aken "Kirjakooste saajad", kus on loetletud kõik teie aadressiloendis olevad saajad. Vaikimisi valitakse kõik. Siin saate adressaate oma loendist sortida, filtreerida, lisada või sealt eemaldada.
Tühjendage märkeruudud nende saajate nimede kõrval, keda te ei soovi oma siltidele lisada.
Lisage kirjakooste väljad
Nüüd peate enne liitmise lõpetamist lisama dokumendile kirjakooste väljad. Kui lisate oma siltidele kirjakoostevälju, muutuvad need väljad teie töölehe veerupäiste kohahoidjateks. Kui liitmine on tehtud, asendatakse kohahoidjad teie Exceli meililoendi andmetega.
Kirjakoosteväljade lisamiseks klõpsake vahekaardi Postitamine rühmas Kirjuta ja lisa väljad valikul „Aadressiplokk”.
Siin saate määrata saaja nime sildil kuvamiseks sobiva vormingu. Jaotises „Eelvaade” näete valitud aadressimustri eelvaadet. Väljade lisamiseks klõpsake nuppu "OK".
Kui teie aadressiploki osad puuduvad või ei ühti valitud aadressivorminguga, tähendab see, et Exceli aadressiloendi veerupäised erinevad Wordi kirjakooste vaikeväljadest. Õigete väljade sobitamiseks aadressiploki jaoks vajalike väljadega klõpsake nuppu „Sobita väljad”.
Aknas „Sobi väljad” kontrollige, kas aadressiploki nõutud väljad vastavad teie töövihiku veerule. Kui ei, klõpsake nõutava välja kõrval olevat rippmenüü nuppu ja sobitage see oma Exceli faili veeru pealkirjaga. Kui olete lõpetanud, klõpsake nuppu "OK".
Nüüd kuvatakse teie dokumendi esimesel sildil "AddressBlock".
Järgmiseks peate kopeerima esimese sildi (<>) sildi vormingu ja paigutuse Wordi dokumendi ülejäänud siltidele. Selleks klõpsake vahekaardi Postitused paanil Kirjutamine ja lisamine nuppu "Uuenda silte".
Tehke kirjakooste
Enne Wordi dokumendi ja Exceli faili ühendamist vaatame, kuidas valmis sildid välja näevad.
Tulemuste ülevaatamiseks valige ülevalt ribalt valik „Tulemuste eelvaade”.
Nüüd saate teha tegeliku kirjakooste.
Praegu kuvatava sildi saate vormindada vahekaardil Avaleht. Saate isegi muuta siltide fonditüüpi, fondi suurust, fondi värvi jne vastavalt oma maitsele. Kui olete praegu eelvaates kuvatava sildi vormindamise lõpetanud, klõpsake vahekaardi Kirjad all nuppu "Värskenda silte", et rakendada kõikidele siltidele vorming.
Ühendamiseks minge vahekaardile "Meilid", klõpsake grupis Lõpeta valikut "Lõpeta ja ühenda". Valige rippmenüüst valik „Muuda üksikuid dokumente”.
Kuvatakse väike hüpikaken "Ühenda uueks dokumendiks". Selles valige kirjete ühendamise alt "Kõik" ja klõpsake lõpetamiseks "OK".
Nüüd teisaldatakse teie aadressiloendi teave teie siltidele ja teie Exceli aadressiloendi postisiltidega kuvatakse uus dokument. Nüüd saate seda sildidokumenti nagu mis tahes muud Wordi dokumenti redigeerida, vormindada, printida ja salvestada.
Boonusnõuanne: Lisa piirid siltide juurde
Silte on ilma ääristeta raske lõigata. Ääriste lisamiseks klõpsake tekstide vasakus ülanurgas plussmärgi (+) ikooni.
Nüüd on kõik dokumendis olevad sildid valitud, klõpsake ujuvmenüüs ikooni "Ääris" ja klõpsake valikute hulgast "Kõik piirid".
Kohe näete erinevate siltide vahel piire.
Nüüd jääb üle vaid sildid välja printida, need lahti lõigata, kirjadele kleepida ja kirjad välja saata.