Planeerige olulised koosolekud, et kõik liikmed saaksid osaleda
Koostööplatvormid, nagu Microsoft Teams, on kaugtöömängu täielikult muutnud ja õigustatult. Nende platvormide pakutavate suurepäraste funktsioonide tõttu lähevad paljud organisatsioonid kolleegidevaheliseks suhtluseks e-kirjadelt üle rakendustele, nagu Microsoft Teams.
Üks selline Microsoft Teamsi funktsioon, mida kasutajad üle maailma armastavad, on võimalus pidada platvormil planeeritud koosolekuid. Lisaks ad hoc koosolekutele saavad kasutajad ajastada ka koosolekuid. Varem said ajastatud privaat- või kanalikoosolekuid pidada ainult Microsoft 365 Businessi tellijad. Kuid nüüd on Microsoft lisanud võimaluse ka Microsoft Teams Free kasutajatele. Ja koosolekute planeerimine Teamsis nii organisatsiooni liikmete kui ka autsaideritega (mida nimetatakse Microsoft Teamsi koosolekute maailmas üldiselt külalisteks) on nii lihtne kui võimalik.
Kuidas koosolekut kokku leppida, kui olete Microsoft Teamsi tasuta kasutaja
Avage Microsoft Teamsi töölauarakendus või minge saidile teams.microsoft.com. Valige vasakpoolselt navigeerimisribalt valik „Koosolekud”.
Märge: Kui valikut „Koosolekud” pole, proovige värskendada oma Microsoft Teamsi töölauarakendust, kuna uue valiku kasutuselevõtt on alles alanud. Kui uusimale versioonile värskendamisel seda valikut ikka ei kuvata, jääb üle vaid oodata, kuni funktsioon teieni jõuab.
Avaneb vahekaart Koosolekud. Näete kahte valikut: "Kohtuge kohe" ja "Leppige kokku kohtumine". Planeerija akna avamiseks klõpsake käsul „Planeeri kohtumine”.
Andke koosolekule pealkiri ning määrake koosoleku kestuse kuupäev ja kellaaeg. Seejärel klõpsake nuppu "Ajakava".
Meeskonnad määravad kohtumise ajakava. Teie ekraanile ilmuvad mõned kutse jagamise võimalused. Saate koosolekuteavet jagada, kopeerides selle ja saates lingi meili või mis tahes sõnumirakenduse kaudu, või saate saata kutse Google'i kalendri või Outlooki kalendri abil, luues sündmuse. Valige soovitud valik.
Oluline märkus: Ärge jätke seda sammu vahele, kopeerimata vähemalt koosoleku teavet. Kui olete selle akna sulgenud, ei pääse te enam teabele juurde. Samuti peaksite koosoleku linki enda jaoks käepärast hoidma, kui otsustasite kalendrisündmust mitte luua, kuna Microsoft Teamsil pole sisseehitatud kalendrit, et tasuta kasutajad saaksid ajastatud koosolekuid jälgida. See tähendab, et kui jätate selle sammu vahele, ei saa te koosolekuga liituda ega teisi just kavandatud koosolekule kutsuda.
Praegu saavad tasuta kasutajad ajastatud koosolekuid pidada ainult privaatselt, mitte kanalites. Seega saavad koosolekuga liituda ainult inimesed, kellel on koosolekukutse link.
Kuidas koosolekut kokku leppida, kui olete Microsoft 365 ärikasutaja
Microsoft 365 Businessi tellijad saavad koosoleku ajastada Microsoft Teamsi rakenduses või kasutada Outlooki koosolekute ajastamiseks Teamsis.
Leppige kokku Microsoft Teamsi kohtumine
Avage Microsoft Teamsi töölauarakendus või minge saidile teams.microsoft.com ja logige sisse oma Microsofti kontoga. Seejärel valige vasakpoolselt navigeerimisribalt suvand „Kalender”.
Koosoleku ajastamiseks klõpsake kalendris nuppu Uus koosolek.
Avaneb uue koosoleku loomise ekraan. Lisage koosoleku pealkiri ja tippige inimeste kutsumiseks osalejate nimed väljale „Lisa nõutud osalejad”.
Kui soovite, et koosolekuga liituks keegi väljaspool teie organisatsiooni, tippige väljale tema e-posti aadress, et saata talle koosolekukutse link.
Pärast kõigi osalejate lisamist määrake koosoleku aeg. Samuti saate kasutada ajaplaneerimisabilist, et leida kõigi kalendrist vaba aega, et määrata koosolekuks kõigile sobiv aeg.
Microsoft Teams võimaldab ka koosolekut teatud ajakava järgi korrata. Valige rippmenüüst sobiv valik. Kui te ei soovi koosolekut korrata, jätke sätteks "Ei korda".
Järgmine on säte „Lisa kanal”, mis määrab koosoleku privaatsusseaded. Hoidke see tühjaks, et teie koosolek oleks privaatne. Koosoleku avamiseks meeskonnaliikmetele valige kanal. Koosoleku jaoks saate valida ka mitu kanalit.
Koosolek postitatakse vahekaardil Postitused valitud kanalile, kus meeskonnaliikmed saavad määrata päevakordi, jagada faile või lisada kommentaare.
Koosoleku ajastamiseks klõpsake nuppu "Saada" või "Salvesta" (olenevalt sellest, kumb kuvatakse olenevalt sellest, kas teie loendis on osalejaid).
Planeerige Outlookis Teamsi koosolek
Kasutajad saavad ka Microsoft Outlooki kaudu ajastada Teamsi koosoleku. Avage Outlooki rakendus ja lülituge kalendrivaatele. Vahetamiseks klõpsake vasakpoolse navigeerimispaani allosas ikooni "Kalender".
Vaikimisi on Microsoft Teamsil Outlooki lisandmoodul. Klõpsake Outlooki kalendrivaates nuppu "Uute meeskondade koosolek".
Avaneb koosoleku ajastamise ekraan. Määrake koosoleku nimi, lisage osalejad, kellele koosolekukutsed saata, määrake koosoleku aeg ja klõpsake koosolekukutse saatmiseks nuppu "Saada".
Märge: Praegu saavad kasutajad Outlookis koosolekuid ajastada, kuid neil ei saa olla üheski kanalis.
Koosolekute pidamine Microsoft Teamsis on väga mugav. Kasutajad saavad koosolekuid ajastada Microsoft Teamsi või Outlooki rakenduse kaudu. Microsoft 365 Businessi tellimusega Teamsi kasutajad saavad kasutada ka ajastamisabilist, mis võimaldab kasutajatel leida koosoleku jaoks sobiva aja, mis sobib kõigile.
Microsoft Teams Free kasutajate ajakava on praegu üsna lihtne, kuid kuna see on äsja juurutatud funktsioon, saab see lähikuudel olulisi värskendusi. Saate saata kutselingi ka inimestele, kes ei kuulu teie organisatsiooni, et nad saaksid koosolekuga külalistena liituda.