Oma koosolekutel ooteruumid, et hoida need turvalisena ja häirimata
Ooteruumid on virtuaalse konverentsi ökosüsteemis väga ihaldatud funktsioon. Need kaitsevad teie koosolekuid mis tahes turvaprobleemide eest, nagu soovimatud inimesed, kes kukuvad maha ja segavad kogu koosolekut. Kui katastroofiline see võib olla, sai selle aasta alguses täiesti selgeks Zoombombings.
Sellest ajast peale on kõik koosolekute korraldajad, olenemata sellest, kas nad korraldavad professionaalseid koosolekuid või tunde, mõistnud ootesaali tähtsust.
Mis on ooteruum?
Virtuaalse koosoleku ökosüsteemi ooteruum on omamoodi puhver. Kõik koosolekul osalejad läbivad selle enne koosolekuruumi lubamist. Koosoleku võõrustajal on täielik kontroll selle üle, keda koosolekule lubada. Nii ei saa kutsumata külalised lihtsalt koosolekule langeda. Nagu näete, on need väga funktsionaalsed ja vajalikud teie koosolekute kaitsmiseks.
Kuidas Webexis ootesaali kasutada
Webexi kasutajad on igavesti nõudnud koosolekutel ooteruumi või fuajeed, kus osalejad saaksid enne koosolekuga liitumist oodata. Varem võis ooteruum olla isiklikes koosolekuruumides, kuid mitte planeeritud koosolekutel. Kuid Webexi koosoleku versioon 40.9 on seda muutnud.
Kuidas kasutada ootesaali isiklikus koosolekuruumis
Igal Webexi kasutajal on Webexis isiklik koosolekuruum, millel on kohandatav link ja mis ei aegu kunagi. See on ainulaadne ainult teile ja on alati saadaval; selle kasutamiseks ei pea te seda eelnevalt broneerima. Kõik Webexis toimuvad ekspromptkohtumised toimuvad selles isiklikus koosolekuruumis.
Nüüd ei ole ka isiklikus ruumis toimuvatel koosolekutel vaikimisi ooteruumi. Kuid saate sätteid konfigureerida. Webexil on võimalus koosolekud lukustada. Kui koosolek on lukustatud, sisenevad kõik osalejad, kes proovivad sellega liituda, selle asemel fuajeesse. Seejärel võib peremees nad soovi korral sisse lasta.
Isikliku ruumi koosoleku lukustamiseks minge koosoleku tööriistaribale ja klõpsake ikooni „Rohkem valikuid” (kolme punktiga menüü).
Seejärel lülitage menüüst sisse valiku „Lukusta koosolek” lüliti.
Kõik osalejad, kes liituvad pärast koosoleku lukustamist, peavad ootama fuajees. Ekraanile kuvatakse teade, et fuajees ootavad osalejaid. Loendi vaatamiseks klõpsake seda.
Saate neid kõiki vastu võtta ühe klõpsuga, valides need kõik, või lubada ainult neid osalejaid, kelle soovite sisse lubada. Valige osalejad ja klõpsake nuppu „Võta vastu”.
Nüüd peate seda tegema iga isikliku ruumi koosoleku jaoks, mille soovite lukustada. Kuid arvestades, et olete kohtumisel esimene, kuna see on eksprompt, pole see nii suur probleem. See lahendus sobib suurepäraselt inimestele, kes ei pruugi igal koosolekul ooteruumi soovida.
Kuid inimestele, kes soovivad vaikimisi ooteruumi funktsionaalsust kõigil koosolekutel, on veel üks võimalus. Selle väikese sätte konfigureerimine lukustab automaatselt kõik isikliku ruumi koosolekud niipea, kui see algab.
Minge saidile webex.com ja logige sisse oma Webexi koosolekuruumi. Vasakpoolses navigeerimismenüüs klõpsake valikul Eelistused.
Seejärel minge jaotisse Minu isiklik tuba.
Avanevad teie isikliku ruumi seaded. Kerige alla seadistuseni „Automaatne lukustus”. Seejärel klõpsake selle valimiseks selle kõrval olevat märkeruutu.
Kui valite selle, muutub aja rippmenüü klõpsatavaks. Klõpsake sellel ja valige suvandite hulgast "0".
Seejärel klõpsake nuppu "Salvesta".
Nüüd on kõigis teie isiklikes koosolekuruumides vaikimisi ooteruum.
Märge: Inimeste fuajeest lukustatud koosolekule lubamiseks peaksite kasutama Webex Meetingsi töölauarakendust, Webex Teamsi töölauarakendust või Cisco Webexi pilves registreeritud ruumi või lauaseadet. Vastasel juhul ei saa te inimesi koosolekut avamata sisse lubada.
Kuidas kasutada ootesaali planeeritud koosolekuga
Plaanitud koosolekute puhul on ooteruumi olemasolu eriti oluline. Kui teised osalejad saabuvad enne võõrustajat, peaksid nad olema ooteruumis, kust võõrustaja saab nad sisse lasta.
Kuid varem ei saanud seda ootesaali funktsiooni Webexi planeeritud koosolekul kasutada. Kõik osalejad, kes saabusid enne võõrustajat, ei saanud koosolekuga üldse liituda, kui koosolek oli lukustatud. Nad pidid pärast võõrustaja saabumist värskendama ja proovima koosolekuga uuesti liituda. Nagu võite ette kujutada, pole see üldse intuitiivne. Kuidas saab osaleja kohtumise võõrustaja saabumisest teada?
Kuid alates Webex 40.9-st saate planeeritud koosolekutel külaliste jaoks olla ooteruum. Külalised on kasutajad, kes pole oma Webexi kontodele sisse logitud, või välised kasutajad, kellel pole teie saidil Webexi kontot. Seega peavad kõik külalised, kes saabuvad enne võõrustajat, koosolekuruumis ootama. Kuid kõik organisatsiooni liikmed, kes saabuvad enne võõrustajat, saavad otse liituda.
Minge saidile webex.com ja logige oma koosolekuruumi sisse. Seejärel minge vasakpoolsest navigeerimismenüüst jaotisesse "Koosolekud".
Uue koosoleku ajastamiseks klõpsake nuppu "Ajakava".
Või saate uute seadetega muuta ka varem ajastatud koosolekut. Avage koosolek ja klõpsake nuppu "Muuda".
Seejärel kerige pärast koosoleku kavandamist nii, nagu teeksite, allapoole ja klõpsake nuppu "Kuva täpsemad suvandid".
Selle all laienevad mõned valikud. Klõpsake valikul „Ajastamise valikud”.
Ajastamise suvandites minge jaotisse "Lukustamata koosolekud". Selle valiku vaikeseadeks on määratud „Külalised saavad koosolekuga liituda”. Selle valimiseks klõpsake raadionuppu „Külalised ootavad fuajees, kuni võõrustaja nad lubab”.
Nüüd, nagu isikliku koosolekuruumi seadete puhul, näete valikut „Automaatne lukustus”. See võib panna teid mõtlema, miks te lihtsalt ei saa koosolekut lukustada, et võimaldada ooteruumi nagu isiklike koosolekuruumide puhul.
Lihtsalt koosoleku lukustamine ilma eelmist seadet lubamata ei loo ooteruumi külalistele, kes saabuvad enne võõrustajat. Selle asemel siseneksid nad otse koosolekule. Seega on eelmise valiku lubamine oluline. Kuid samuti on oluline meeles pidada, et see loob ainult ooteruumi, kuni olete koosolekuga liitunud. Pärast ooteruumi loomiseks peate koosoleku lukustama.
Nüüd saate koosoleku ajastamisel lubada funktsiooni „Automaatne lukustus” või pärast koosolekuga liitumist koosoleku tööriistaribal lukustada. see sõltub täielikult sinust. Kui koosolek on lukustatud, peavad kõik osalejad, külalised ja organisatsiooni liikmed läbima ooteruumi.
Lõpuks klõpsake nuppu "Salvesta" või "Ajakava".
Plaanitud koosolekute jaoks pole üldist valikut, mis looks iga koosoleku jaoks ooteruumi. Peate neid toiminguid tegema iga kavandatud koosoleku jaoks.
Virtuaalse koosoleku ootesaalid on äparduste vältimiseks äärmiselt olulised. Ja kuigi Webexi koosolekutel võib olla ka ootesaal, pole mehaanika nii lihtne ja arusaadav. Kuid kui teate, kuidas seda teha, saate tagada, et teie koosolekud on nii turvalised kui peaksid.