Kutsuge osalejaid hõlpsalt oma kavandatud Microsoft Teamsi koosolekutele ja jälgige nende vastuseid.
Virtuaalsed koosolekud võivad olla kurnavad. Kõik teavad seda. Nii et koosolekukorraldajana vastutate protsessi nii palju kui võimalik sujuvamaks muutmise eest. Suur osa sellest tuleneb sellest, et kogu aeg ei peeta ekspromptkohtumisi.
Kõigil on kalendris palju asju. Eelnevalt teavitamine pole mitte ainult tähelepanelik, vaid ka professionaalne. Õnneks on inimesi Microsoft Teamsi koosolekutele väga lihtne kutsuda. Kui plaanite koosoleku Microsoft Teamsis, saate inimesi kohe koosolekule kutsuda.
Märge: Microsoft Teamsi tasuta ja isiklike kontode puhul ei saa koosoleku ajastamisel osalejaid lisada. Peate koosoleku lingi käsitsi saatma. Koosolekukutsete saatmise valik on saadaval ainult Microsoft 365 kontode jaoks.
Avage vasakpoolsel navigeerimispaneelil vahekaart „Kalender”.
Klõpsake ekraani paremas ülanurgas nuppu Uus koosolek. Avaneb ajakava aken.
Andke koosolekule pealkiri ning valige sündmuse kellaaeg ja kuupäev. Seejärel avage jaotis "Lisa kohustuslikud osalejad", et lisada inimesed, keda soovite koosolekule kutsuda. Saate kutsuda kasutajaid nii organisatsiooni seest kui ka väljastpoolt.
Oma organisatsiooni kasutajate kutsumiseks tippige nende nimed. Meeskonnad annavad teie organisatsiooni liikmetelt soovitusi. Nende lisamiseks klõpsake nende nimel.
Väljastpoolt teie organisatsiooni kasutajate kutsumiseks peate sisestama selle inimese täieliku e-posti aadressi. Pärast nende e-posti aadressi sisestamist vajutage sisestusklahvi või klõpsake soovitusel Kutsu, et lisada nad koosolekule osalejatena.
Kasutajate jaoks, kelle kohalolek pole nõutav, klõpsake tekstikasti lõpus nuppu „Valikuline”.
Uus valdkond laieneb. Sisestage siia valikulised osalejad samamoodi nagu kohustuslike osalejate puhul. Organisatsiooni liikmete jaoks sisestage nende nimi ja seejärel valige see Teamsi soovituste hulgast. Organisatsiooniväliste liikmete puhul sisestage täielik e-posti aadress.
Teamsil on ka ajastamise assistent, mis võimaldab teil võrrelda oma kalendrit teiste osalejate kalendritega (kelle jaoks see igal juhul saadaval on), et leida kõigile sobiv aeg. Minge vahekaardile „Ajastamise assistent”, et saada Teamsilt abi sobiva aja leidmiseks.
Pärast koosoleku ajakava aknasse kõigi üksikasjade sisestamist klõpsake nuppu "Saada".
Kõigile koosolekul osalejatele (nii kohustuslik kui ka valikuline) saadetakse kutse kas nende Outlooki postkasti (organisatsioonis olevatele inimestele) või e-posti aadressile (võõrastele isikutele). Kasutajad saavad teie saadetud kutse abil koosolekule vastata ja selle oma kalendrisse lisada.
Nende vastuseid näete koosoleku üksikasjades. Koosoleku üksikasjade vaatamiseks topeltklõpsake kalendris koosolekul. Paremal on jälgimise paneel, mis näitab kõigi vastamise olekut.
Saate koosolekule kutsuda ka rohkem inimesi pärast koosoleku esialgset ajakava koostamist. Avage kalendrist koosoleku üksikasjad, tehes sellel topeltklõpsu või valides ülekattemenüüst käsu Redigeeri.
Seejärel lisage osalejate nimed või e-posti aadressid jaotisesse "Kohustuslikud" või "Valikulised" ja klõpsake nuppu "Saada värskendus". Ka juba lisatud kasutajad saavad uuesti kutse.
Saate ka koosoleku tühistada ja kõik saavad meili teate koosoleku tühistamise kohta.
Avage koosoleku üksikasjad ja klõpsake koosoleku üksikasjade tööriistariba vasakus ülanurgas nuppu "Tühista koosolek".
Ilmub dialoogiboks. Saate lisada tühistamise teate, kui teil on osalejatele edastamiseks sõnum. Vastasel juhul klõpsake lihtsalt nuppu "Tühista koosolek".
Ja ongi. Microsoft Teamsi koosoleku kutsete saatmine on käkitegu. Kõik, mida pead tegema, on lisada koosolekute ajakavasse kasutajad, keda soovite kutsuda. Microsoft muudab ka teie kutsete oleku jälgimise või koosoleku täieliku tühistamise äärmiselt lihtsaks.