Saate kontrollida õigekirjavigu ühes lahtris, mitmes lahtris, terves töölehes, mitmes töölehes või terves Exceli töövihikus.
Enamik inimesi teab Microsoft Wordi ja Powerpointi õigekirjakontrolli ja automaatse parandamise funktsioone, kuid kas teate, et MS Excel hõlbustab ka õigekirjakontrolli funktsiooni. See pole nii võimas ja täiustatud kui Word, kuid see pakub põhilisi õigekirjakontrolli funktsioone. See võimaldab teil kontrollida sõnade õigekirja töölehtede lahtrites ja veenduda, et teie lehed on vigadeta.
Erinevalt Microsoft Wordist ja PowerPointist ei kontrolli Excel sisestamise ajal automaatselt grammatikaprobleeme ega õigekirja (kriipsutades need punasega alla). MS Excel teavitab teid õigekirjavigadest ainult siis, kui käivitate õigekirjakontrolli funktsiooni käsitsi. Samuti ei kontrolli Excel grammatikavigu.
Enamasti ignoreerime Excelis esinevaid kirjavigu, kuna töötame sageli numbrite ja valemitega. Kuid mõnikord peate mõne aruande ja andmekogumi loomisel kontrollima, kas olete teinud kirjavigu, mis võivad sisaldada tekste (nt veeru- ja reasildid või terve tööleht). Õpime tegema õigekirjakontrolli ühes lahtris, mitmes lahtris, terves töölehel, mitmel töölehel korraga või terves töövihikus.
Kuidas teha õigekirjakontrolli Excelis
Saate hõlpsasti Microsoft Excelis õigekirjakontrolli teha, järgides neid samme.
Excelis on õigekirjakontrolli funktsiooni käivitamiseks kaks võimalust. Tööriistale pääsete juurde Exceli lindilt või kasutades kiirklahvi.
Esmalt avage mõne õigekirjaveaga arvutustabel ja valige suvaline lahter. Minge vahekaardile „Ülevaatus”, klõpsake Exceli lindi kontrollimise rühmas vasakul asuval nupul „Õigekiri”.
Teise võimalusena võite õigekirja dialoogiboksi avamiseks vajutada ka kiirklahvi F7 funktsiooniklahvi. Kui valite arvutustabelis mõne üksiku lahtri, kontrollib Excel automaatselt õigekirjavigu kogu praeguses arvutustabelis.
Mõlemal juhul avab see dialoogiboksi Õigekirja. Excel hakkab teie töölehel õigekirjavigu kontrollima ja annab soovitusi õigekirja jaoks.
Valige õigekirjadialoogis soovitus kastist „Soovitused” ja klõpsake sõna õigekirja parandamiseks nuppu „Muuda”. Pärast selle õigekirja parandamist liigub see järgmise vea juurde. See kast kuvatakse ainult valesti kirjutatud sõnadega lahtrite puhul. Siin valime soovituste loendist esimese sõna "tõenäosus", et asendada valesti kirjutatud sõna "tõenäosus" ja klõpsake nuppu "Muuda".
Kui kogu õigekiri on parandatud, näitab Excel teile teadet „Õigekirjakontroll on lõpetatud”. Oled valmis” sõnum. Jätkamiseks klõpsake viipakastis nuppu OK.
Excel kuvab õigekirja dialoogiboksi ainult siis, kui lehel leiti vigu. Kui viga ei leitud, näitab Excel teile sama ülaltoodud teadet.
Kui õigekirjakontrolli funktsioon ei tööta (st vahekaardi Ülevaatus all olev nupp „Õigekirja” on hallina), on põhjuseks tõenäoliselt see, et teie arvutustabel on kaitstud. Enne õigekirjavigade kontrollimist eemaldage oma töölehe kaitse.
Õigekirja dialoogiboksi erinevad valikud
Enne kui õpime lahtrite, tervete töölehtede, mitme töölehe või kogu töövihiku õigekirjakontrolli tegema, peaksime mõistma dialoogiboksi Õigekirja erinevaid suvandeid ja nende kohandamist. Sõnade parandamisel peate valima sobivad valikud.
Järgmised on mõned funktsioonid, mida näete õigekirja dialoogiboksis.
- Ignoreeri üks kord – Kui õigekirjakontroll tuvastab sõna, mille ta tuvastab veana, ja see sõna on teie eesmärkide jaoks õige, klõpsake praeguse õigekirjakontrolli veasoovituse eiramiseks nuppu "Ignoreeri üks kord". Nt. Nimed, aadressid jne.
- Ignoreeri kõiki – Klõpsake seda suvandit, kui soovite ignoreerida kõiki praeguste valesti kirjutatud sõnade esinemisjuhte ja säilitada algsed väärtused. Näiteks kui sama nime korratakse mitu korda, jäetakse sellel suvandil klõpsamine kõik need sõnad vahele ilma neid muutmata ja säästab teie aega.
- Lisa sõnaraamatusse – Kui Excel peab praegust sõna veaks, kuid see on õige ja üsna sageli kasutatav sõna, siis saate selle valesti kirjutatud sõna lisada Microsoft Exceli sõnastikku, kui seda sõna õigesti kasutatakse. See muudab sõna MS-sõnastiku osaks ja seda ei märgita tulevikus veana üheski töövihikus ega ka teistes Microsofti toodetes.
- Muuda – Kui tuvastatakse õigekirjakontrolli viga, kuvab Excel teile soovituste loendi. Valige üks soovitatud sõnadest ja klõpsake seda nuppu, et asendada praegu valitud valesti kirjutatud sõna õigega.
- Muuda kõik – See suvand asendab kõik valesti kirjutatud sõna ja ka praeguse sõna valitud soovitusega.
- Automaatne parandamine – Sellel suvandil klõpsamine võimaldab Excelil teie valitud soovitusega valesti kirjutatud sõna automaatselt parandada. Samuti lisab see sõna automaatse parandamise loendisse, mis tähendab, et kui sisestate tulevikus sama valesti kirjutatud sõna, teisendab Excel selle automaatselt valitud soovituseks.
- Sõnastiku keel – Selle rippmenüü abil saate muuta Exceli sõnastiku keelt.
- Valikud – See nupp viib teid jaotisesse Exceli suvandid, kus saate vaadata või muuta õigekirjakontrolli vaikeseadeid.
- Võta viimane tagasi – Viimase toimingu tühistamiseks klõpsake seda nuppu.
Exceli õigekirjakontrolli sätete kohandamine
Kui soovite Excelis õigekirjakontrolli vaikesätteid muuta, klõpsake õigekirja dialoogiboksis "Valikud" või minge vahekaardile "Fail" ja klõpsake "Valikud".
Exceli suvandite vahekaardilt Kontrollimine leiate õigekirjakontrolli vaikesätted, mida saate kohandada vastavalt oma vajadustele ja nõuetele.
Excel ignoreerib sõnu, mis on kirjutatud suurtähtedega (HEETHEN), tekste, mis sisaldavad numbreid (Rage123), IP/faili aadresse või Interneti-koode, ja neid ei peeta veaks. Samuti märgib see korduvad sõnad veana. Näiteks kui sisestate "Tere minu väikesele sõbrale", märgitakse see veana märgiga "to". Soovi korral saate need valikud lubada või keelata.
Kui soovite Exceli sõnaraamatut lisada või redigeerida, klõpsake valikul Kohandatud sõnastikud.
Seejärel valige kohandatud sõnaraamatute sõnade loendi muutmiseks jaotises Sõnastikuloend "CUSTOM.DIC" ja klõpsake nuppu "Muuda sõnaloendit...".
Sisestage sõna, mille soovite sõnastikku lisada, väljale „Sõna(d):“ ja klõpsake nuppu „Lisa“. Kui soovite loendist eemaldada juba lisatud sõna, valige sõna ja klõpsake kõigi sõnade eemaldamiseks nuppu "Kustuta" või "Kustuta kõik". Seejärel klõpsake mõlema dialoogi sulgemiseks kaks korda "OK".
Ühtegi kohandatud sõnaraamatusse lisatud sõna ei märgitata veana üheski teises Microsofti tootes. Kui lisasite sõna Excelis kohandatud sõnastikku, ei peeta seda Wordis ega Powerpointis veaks ja vastupidi.
Kui soovite automaatse parandamise sätteid muuta, klõpsake Exceli suvandites nuppu "Automaatkorrektsiooni suvandid".
Siin saate kohandada automaatse parandamise sätteid.
Tihtipeale võite töölehel mõne sõna mitu korda valesti kirjutada. Saate need vead parandada, lisades need sõnad oma automaatse parandamise loendisse. Nii parandab Excel need sõnad kirjutamise ajal automaatselt.
Selleks sisestage valesti kirjutatud sõna jaotisesse "Asenda" ja valige allolevast loendist õige sõna või sisestage see jaotisesse "Koos". Seejärel klõpsake rakendamiseks nuppu OK.
Ühe lahtri/teksti õigekirjakontroll Excelis
Excel võimaldab teil kontrollida ühe lahtri väärtust (Word) õigekirjavigade suhtes.
Exceli dokumendi mis tahes üksiku lahtri õigekirja kontrollimiseks valige lahter ja topeltklõpsake seda või vajutage redigeerimisrežiimi sisenemiseks klahvi F2. Veenduge, et olete lahtris redigeerimisrežiimis. Kui olete redigeerimisrežiimis, kuvatakse Exceli akna vasakpoolses alanurgas olekuribal tekstikursor ja lahtris „Redigeeri” (nagu allpool näidatud).
Seejärel klõpsake vahekaardil Ülevaatus nuppu "Õigekiri" või vajutage klahvi F7.
Kui Excel leiab õigekirjavigu, kuvab see soovituste kasti, vastasel juhul kuvatakse teade teatega "Õigekirjakontroll on lõpetatud".
Valige õige sõna ja klõpsake õigekirja parandamiseks nuppu "Muuda". Seejärel klõpsake dialoogiboksis Õigekirjakontroll lõpetatud nuppu OK.
Mitme lahtri/sõna õigekirjakontroll ühel töölehel
Kui soovite õigekirja kontrollida mitmes lahtris koos, saate seda teha, valides ainult need lahtrid ja kasutades dialoogiboksi Õigekirja. See meetod on kasulik, kui soovite nime või aadressi veergu vigade kontrollimisel vahele jätta, kuna nimed ja aadressid märgitakse tavaliselt õigekirjavigadena.
Esmalt valige lahtrid või vahemikud või veerud või read, mille õigekirja soovite kontrollida. Kui valite külgnevaid lahtreid, kasutage valiku tegemiseks lihtsalt hiire lohistamist või Shift + nooleklahvi.
Kui soovite valida mittekülgnevaid lahtreid (lahtrid, mis ei asu kõrvuti), võite vajutada ja hoida all klahvi Ctrl ja klõpsata lahtritel, mida soovite valida. Kui teil on valida palju lahtreid, vajutage ja vabastage Shift + F8 ja seejärel klõpsake nii paljudel lahtritel, kui soovite neid valida. Seejärel vajutage valikurežiimi väljalülitamiseks uuesti Shift + F8.
Kui olete lahtrid valinud, minge vahekaardile "Ülevaatus" ja valige lindilt "Õigekiri" või vajutage klahvi F7.
Ilmub õigekirja dialoogiboks koos soovitustega asendada valitud lahtrites või vahemikes esimene valesti kirjutatud sõna (kui Excel leidis mõne).
Seejärel valige õige soovitus, klõpsake suvandil "Muuda" või kasutage valikut "Automaatne parandamine", et valida õige kirjapilt ja liikuda järgmise valesti kirjutatud sõna juurde.
Või võite soovitusest loobumiseks ja järgmise valesti kirjutatud sõna juurde liikumiseks klõpsata käsul „Ignoreeri üks kord”.
Kui esimene valesti kirjutatud sõna on parandatud, kuvab see samas dialoogiboksis soovitusi järgmise valesti kirjutatud sõna kohta. Valige vea parandamiseks sobivad valikud. Samamoodi saate parandada kõik valesti kirjutatud sõnad ükshaaval.
Kui kõik valesti kirjutatud sõnad on parandatud, näete teadet „edu”.
Kogu töölehe õigekirjakontroll
Terve töölehe õigekirja kontrollimiseks Excelis valige töölehel mis tahes lahter, mida soovite kontrollida, või klõpsake selle töölehe vahekaarti, millel soovite õigekirjakontrolli käivitada, ja klõpsake suvandit „Õigekiri” (või vajutage klahvi F7 ) vahekaardil „Ülevaatus”.
Excel hakkab otsima vigu ja annab soovitusi nende parandamiseks.
Kui käivitate õigekirjakontrolli, kontrollib see õigekirja alates praegu valitud lahtrist ja edasi kuni töölehe lõpuni. Kui valite lahtri A1, hakkab Excel kontrollima kõiki esimese rea lahtreid (vasakult paremale), seejärel liigub teisele reale ja kontrollib kõiki teise rea lahtreid (vasakult paremale) ja seejärel kolmas rida ja nii edasi.
Näiteks kui valite A4, läbib see lihtsalt kõik 4. rea lahtrid (horisontaalselt) ja seejärel selle all olevad read. Pärast kõigi lahtrite kontrollimist pärast A4-vormingut kuvab Excel teile viipakasti "Kas soovite jätkata kontrollimist lehe alguses?". Õigekirjakontrolli jätkamiseks algusest, nagu allpool näidatud, klõpsake nuppu Jah.
Kontrollige õigekirja korraga mitmel lehel
Excelis saate korraga kontrollida mitme töölehe õigekirja. Tehke järgmist.
Mitme töölehe õigekirja kontrollimiseks vajutage ja hoidke all klahvi Ctrl ja valige mitu lehe vahekaarti, mida soovite kontrollida. Käivitage õigekirjakontroll, klõpsates vahekaardi „Ülevaatamine” all nuppu „Õigekiri” või vajutades klahvi F7.
See käivitab õigekirjakontrolli protsessi ja ükshaaval kuvatakse dialoogiboksis kõik vead.
Valige kõigi vigade parandamiseks sobivad suvandid ja dialoogiboks palub teid teavitada kinnitussõnumiga.
Kontrollige kõiki töövihiku töölehti korraga
Kui teie töövihikus on palju töölehti, saate nende kõigi õigekirja hõlpsalt ühe korraga kontrollida.
Kõigi töövihiku töölehtede õigekirja kontrollimiseks paremklõpsake mis tahes töölehe vahekaarti ja valige kontekstimenüüst "Vali kõik lehed".
See valib kõik teie töövihiku töölehed. Seejärel vajutage klahvi F7 või klõpsake ülevaatusriba vahekaardi all nuppu "Õigekirja". Kui kõik töölehed on valitud, kuvatakse kõik vahelehed valge taustaga, nagu allpool näidatud.
Nüüd kontrollib Excel kõigi töövihiku töölehtide õigekirja.
Õigekirjakontrolli sõnad valemis
Kui proovite kontrollida teksti, mis on osa valemist, siis see ei tööta ja õigekirjakontroll jookseb tagasi töölehe algusesse. Redigeerimisrežiimis saate kontrollida ainult seda teksti, mis on valemi kestas.
Kui soovite kontrollida valemis olevate sõnade õigekirja, tehke topeltklõps valemiga lahtril või valige valemiribal sõnad valemis. Seejärel vajutage õigekirjakontrolli käivitamiseks klahvi F7 või klõpsake lindi Läbivaatamise vahekaardi all nuppu „Õigekiri”.
Tõstke Exceli VBA makro abil esile õigekirjavead
Võite isegi kasutada Exceli makrot, et leida ja esile tõsta praegusel töölehel valesti kirjutatud sõnu. Selleks peate VBA redaktoris looma makro. Seda saate teha järgmiselt.
Kõigepealt avage tööleht, millel soovite valesti kirjutatud sõnad esile tõsta. Seejärel klõpsake vahekaardi Arendaja all nuppu Visual Basic või vajutage Exceli VBA redaktori avamiseks kiirklahvi Alt + F11.
Microsofti VBA redaktoris klõpsake menüül "Sisesta" ja valige suvand "Moodul".
Seejärel kopeerige ja kleepige mooduli redaktorisse järgmine kood:
Sub ColorMispelledCells() For ActiveSheet iga cl. Kasutatud vahemik, kui mitte Application.Check Spelling(Word:=cl.Text) Siis _ cl.Interior.ColorIndex = 8 Järgmine cl End SubPärast koodi kleepimist klõpsake tööriistaribal nuppu "Käivita" või vajutage makro käivitamiseks klahvi "F5".
Kui olete makro käivitanud, kontrollige oma töölehte. Ja kõik valesti kirjutatud sõnadega lahtrid oleksid esile tõstetud, nagu allpool näidatud.
See on kõik, mida peate teadma Exceli õigekirjakontrolli kohta.